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ppt制作流程(转)  

2011-10-23 13:05:20|  分类: 教育技术 |  标签: |举报 |字号 订阅

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PPT的流程应该是:

1,最开始什么都不要想,不要去查资料,也不要接触电脑,而是用笔在纸上写出提纲,当然,能简单的划出逻辑结构图最好了.越细越好.

2,打开PPT,不要用任何模板,将你的提纲按一个标题一页整出来.(过去我就总是追求完美,首先搞摸板,花掉半个多小时,做的过程中不满意又修改,做完后又修改,甚至最后完全推翻----伤神费力耗时!!)

3,有了整篇结构性的PPT(底版/内容都是空白的,只是每页有一个标题而已),就可以开始去查资料了,将适合标题表达的内容写出来或从网上拷贝进来,稍微修整一下文字,每页的内容做成带"项目编号"的要点.当然在查阅资料的过程中,可能会发现新的资料,非常有用,却不在你的提纲范围中,则可以进行调整,在合适的位置增加新的页面.

4,看看PPT中的内容哪些是可以做成图的,如其中中带有数字、流程、因果关系、障碍、趋势、时间、并列、顺序等等内容的,全都考虑用图画的方式来表现。如果有时候内容过多或实在是用图无法表现的时候,就用“表格”来表现。实在实在是不行了,才用文字说明。所以,最好的表现顺序是:图--表--字。这个过程中图是否漂亮不要在意,“糙”点没关系,关键是你用的图是否准确。

5、选用合适的母版,根据你的PPT呈现出的情绪选用不同的色彩搭配,如果觉得office自带的母版不合适,自己在母版视图中进行调整,自己加背景图、Logo、装饰图等。其实关于母版颜色的选择,这么多年,我也一直没有研究透彻,据说不同的颜色会给人带来不同的感情冲击,专业的书讲的都是些狗屁理论,不就是情绪吗?我就按自己的情绪来定了。当然,如果是有公司自己的标准模版,就不用费这些工夫了,直接用之。

6,在母版视图中调整标题、文字的大小和自体,以及合适的位置。

7,根据母版的色调,将图进行美化,调整颜色、阴影、立体、线条,美化表格、突出文字等。注意在此过程中,把握整个PPT的颜色不要超过3个色系!否则你的PPT就显得特别乱而且“土”!

8,美化页面,看看哪里应该放个装饰图,图片可以从网上找,建议用GOOGLE的图片搜索(用英文最好),装饰图的使用原则是“符合当页主题,大小、颜色不能喧宾夺主!”

9,最后在放映状态下,自己通读一遍,哪里不合适或不满意就调整一下,修改错别字!

10,你以为这就完了吗??没有!注意错别字!(上一步你已改过了,但不够!你自己做自己查的正确率并不高),你知道吃饭的时候,饭里有只苍蝇是什么感觉吗?就是看PPT时看到错别字时的感觉!而且读者一般是老板或客户,会非常怀疑的专业精神和工作态度,前面99%的工作已经做的非常不错了,但你的给读者印象却可能毁于这1%的失误上!因此,将PPT给你的同事或者朋友检查一下,如果文件很重要,建议给2-3个同事检查。

 

我不是在说这个软件多好多好。最终看了图片和软件介绍,我想回归的问题是: 我这里说的PPT,不限于PowerPoint软件,而是说整个的展示、演示的全称。我也不会花很多工夫在技术层面上去说一些技巧,那在Office的帮助里面都有。
干吗做PPT?PPT是干吗的?
我想,PPT有两种,一种是给别人看的,另一种是给别人讲的。共同点是都是要别人了解我们的东西。不同的,是前一种可以用邮件发出去并支持 转发,因为里面的东西会说的很清楚,有很多小字很多注释,或者纯是图文,总之,不需要做的人来解释,就可以看懂的。一般情况下这种PPT是下面的人做出来 给领导看的或者用于平等分享的。我们平常作的分析、分享、总结大部分属于这种。这样的PPT,观看者是面对电脑屏幕看的,他们眼球和屏幕的距离不会超过1 米。
另一种是给别人讲的,就是PPT的内容通常非常简单,PPT背后的东西非常多。这种一般是领导讲的,关键是“讲”,不讲别人没法弄清 楚。PPT里面通常有大幅的画面,或者非常非常大的字。最常见的诸如“What?”之类的,广告公司创意提案的时候经常用。这种PPT一定是通过投影打在 大屏幕上,演讲者手舞足蹈在前面讲的。
PPT是用来表达自己思想的工具,只是一个工具而已。不同的是,PPT使用一种全屏幕的独占式推送信息的方式,更加容易获得观众的注意 力。大少爷说,跟人沟通创意,书面的方式很可能会理解不一样,最好还是追一个电话过去,口头沟通好很多。换句话说,书面的或者打在大屏幕上面的东西,只能 也必须是一个辅助,语言和语音的辅助。所以,我还是比较赞同把PPT做得简单一点。
以前有这样的想法,自己做PPT的时候也在模拟,假装自己在讲,可总是仍然想放更多的东西在PPT里面,这样其实对自己很不利,观众会 花更多的时间和注意力在大屏幕上面,而不是在关注自己的举止和语气。说严重一点,这就形成不是自己在讲,而是PPT在讲,自己做的是PPT的一个助手。这 肯定不对。想了很久,直到认真研究了WWDC的keynotes视频。他们在用这样的方式说事情:

在说明一个新东西的时候,先把这个东西的一个overview显示出来,这就够了,接下来的时间,是让观众看自己的,自己有更多的时间去讲解里面每一个要点(key points)。而这个时候,观众是带着问题和兴趣在听你给他解决问题,因此注意力在自己身上。

一定会有demo,这个在介绍新产品的时候很重要,但是画面上面出现demo本身就好了。我以前做了demo,还会在上面把很多地方 highlight出来,告诉人家这个是什么。其实,一个好的demo,是人就能看得懂的,我们只需要告诉人家这个还能做什么就好了,而这样的话,一定要 说出来,而不是写在大屏幕上。

告诉人家什么东西好的时候,一定会有对比,那就要告诉人家跟谁比,哪里好。哪里好的东西也不要写出来,每个看的人都会有自己的看法。我们要做的,就是引导观众朝我们的想法上面去走。
先出内容还是先说出内容?这个是我在研究这个演说的时候注意过的一个问题。通常的提案是先出内容,然后照着念一遍或者解释一遍。我发现, apple这次演说,之所以说成功,是他们非常纯熟地在运用技巧,控制观众的注意力。本文上面说到,看到key points以后,观众带着疑问看着演讲者,演讲者担当的是解释的角色,演讲者的受关注程度就非常高。同样的,Jobs等人经常会提出一些玄念,一些设问 句,接着大屏幕会用比较动感强烈的动画显示出来要推出的新东西,并且通常只有一句话,比如“next month”“today”,这时候观众会豁然开朗,他们的注意力会马上转移到大屏幕上面,接着会无限憧憬和崇敬地看着讲演者,等待解释。因为大屏幕上的 内容只有最关键的词,大家只能知道关键点,具体的内容还是要有解答才行。
所以,控制观众的眼球,控制他们的注意力,非常重要!PPT充当的角色,就是帮助我们进行控制。
相关的几个说法,关于PPT制作的:

  • Magic Seven原则(7士2=5~9)。每张幻灯片传达5个概念效果最好。 7个概念人脑恰恰好可以处理。 超过9个概念负担太重了,请重新组织。
  • KISS (Keep It Simple and Stupid)原则。因为我们做PPT针对的是大众,不是小众。我们的目的是把自己的理解灌输给听众。深入浅出才代表你对知识的真正掌握。
  • 10/20/30法则。演示文件不超过10页,演讲时间不超过20分钟,演示使用的字体不小于30点(30 point)。

个人觉得这些有指导意义,但经验感和技术感太强。也没有说清楚为什么要这样做。我更愿意接受“利用PPT作为工具控制观众的眼球和注意力”的说法。自己想的。
同样一篇文章里面的东西,是说PPT制作里面一些技巧性的东西,归纳一下分享出来,有一些是自己总结的哦:

  • 能用图表就用图表。所有的人都会先挑图看。
  • 所有人看到图表,第一眼就是找最低的和最高的,然后找跟自己相关的。把这三个东西标出来,人家会觉得很省事。
  • 别写那么多字,没人看,除非你打算照着念。
  • 要想办法让人知道你的PPT还有多少,或者告诉人家你要说的条理和结构。这非常重要,对自己好也对观众好。
  • 不要用超过3种的动画效果,包括幻灯片切换。好的PPT不是靠效果堆砌出来的,朴素一点比花哨的更受欢迎。

      [其它] PPT系列感悟文章之一:为什么要用PPT

      [其它] PPT系列感悟文章之二:如何做个好的结案报告

      [其它] PPT系列感悟文章之三:控制你的想象力

      写过的两个文章中,我更喜欢第一篇,“学习PPT”,尤其是“我们干吗做PPT?PPT是干吗的?”一段。最近看了不少东西,也做了不少PPT,也有一些公司内部的讲座,于是,打算把这一块单独拎出来说一说。
             易中天先生的《品三国》实 在太棒,五一终于倒出空来仔细看。易中天先生站在屏幕前面,扶着演讲台,深入浅出的讲述他心中的三国和三国人物,“品三国”的“品”用的太经典。我们发现 易先生“品”的时候没有用PPT,但是整个演讲非常成功,观众的注意力完完全全在易先生身上没有移开过,他从头到尾都是中心,无论是视觉中心还是注意力的 中心。所以认为很容易被他的魅力吸引,被他的知识吸引。为什么易先生不用PPT、白板、黑板、幻灯片这种东西呢?我们同时也发现易先生讲座的条理很清晰, 只要从头到尾停下来的,一定可以知道演讲的层次,而不需要借助其他的演示设备。因为演讲,重要的是控制听众的思路,让他们随着自己的思路去想。如果能做到 这样,还要什么PPT?

             再看,余世维的 讲座,很少有人没看过,网上都泛滥了。同样的他能够最大限度控制听众的注意力,听众的目光永远在他身上。和易中天先生不同的,是他是典型的台湾讲师,手舞 足蹈肢体语言极为丰富,另一处不同,就是余世维先生会用幻灯片和白板。为什么呢?幻灯片上显示讲座的大纲,仅仅是大纲,白板上面写正在说的一些要点和图 示。余先生需要用一些辅助的信息渠道去完成沟通,需要把提纲做得更加明显。我窃认为这和目标听众的注意力集中程度有关,呵呵。但是我们可以学到的,就是无 论什么辅助信息,都只能是辅助的。千万不能喧兵夺主。

            还是要说道Jobs的演讲。Jobs是我见过的将个人魅力和PPT结合最完美的人了。上一篇说过,Jobs在不停的控制观众的注意力,他想让观众什么时候 看大屏幕他们就什么时候看,尽管大屏幕一直在那儿。他用PPT(不管是不是powerpoint做的)作为一种辅助,一种满足观众想像力的辅助。

             “想像力”是我们今天说的重点,甚至可以说是想像力管理。易中天先生不用任何演示,可以因为易先生说的东西是没有办法具像的,他在第一回中就说了很多人说 xx演的曹操“不像”,“你见过呀你说像不像?”真的,如果把易先生说的人物都具像化的放在背景板上,观众就会把接收到的各种信息往那个人身上套。就丧失 了想象力。总之我听完讲曹操的两场,心目中的形象和鲍国安没有任何关系。因为我跟着他的思路去想了,所以我认为我听的超值!
             余世维先生呢,我们注意他举例子的时候,会说“甲”怎么样,“乙”怎么样,他的幻灯片上永远都只有简单的文字。因为不能让“steven”“lily”这 样的名字给观众一个想像的引导。比如在大多数人想象中,“steven”这个名字就是戴眼镜,个子不高,看上去有点斯文其实有点小坏的男生。
            Jobs不一样,他要传达的就是很具像很具像的产品,iPhone、iPod、iMac,一个比一个具体。而且他没有必要让用户去想象这玩意儿该是什么样子。所以Jobs花了很多时间去引导用户想像“如果我有了这个…”这也是想像力管理。
            所以,关键在于你想让你的观众往哪里想。你自己一个人的时候,能不能掌握好内容控制大家的注意力。如果可以,那你的PPT别忘了精简精简再精简。
            前段时间经常在公司内部分享,做了一些PPT,其中“在淘宝网玩促销”个人比较满意。删了很多次,但是越删页数越多。因为原来在一页里面写了的东西,为了 保证信息传播的简单,保证观众不要把目光集中在PPT上,把很多信息拆分成多页。实践了一下,自己感觉还不错。比如第一个,我在说消费者利益的时候,引用 了一杯牛奶,整个屏幕上只有一杯牛奶,我需要让大家去想,把牛奶卖掉,应该怎么说话。第二个我想让大家去想这两个创意的信息传达,第三个是在说明数据对比 的意义。结果你的观众是可以帮助你往下多做一步的,因为他们在想,因为信息很集中。
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